Newsletter to potoczna nazwa wysyłanych cyklicznie przez dany podmiot / sklep informacji handlowych. Dotarcie z ofertą czy promocjami do klientów lub potencjalnych klientów to bardzo istotny element prowadzenia biznesu i sprzedaży online. Pamiętaj jednak, że wysyłka niezamówionych informacji handlowych za pośrednictwem np. poczty elektronicznej (e-mail marketing), ale też za pomocą SMS (SMS marketing) jest niedozwolona – dlatego jeśli planujesz wysyłkę newslettera, musisz uzyskać odpowiednie zgody.

Ważne jest, aby od początku budować dobrą bazę zaufanych klientów, którą będziesz mógł wykorzystywać do swoich działań marketingowych. W poniższym artykule znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące tego, jak budować taką bazę zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czym jest informacja handlowa?

Pojęcie informacji handlowej jest rozumiane bardzo szeroko. W świetle przepisów jest to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku danego podmiotu. W praktyce może to być zarówno wiadomość o dostępnych produktach, jak i o planowanej akcji promocyjnej czy organizowanym konkursie. Pamiętaj, że każda informacja, która będzie, nawet pośrednio, zachęcała klientów do nabycia towarów w Twoim sklepie lub będzie promowała Twój sklep i jego ofertę, będzie uznawana za informację handlową. W związku z tym, jeśli chcesz reklamować swój sklep lub udzielać użytkownikom specjalnych rabatów, to powinieneś mieć do tego odpowiednio zebraną zgodę.

Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych przez newsletter

Zgoda to nic innego jak dobrowolne oświadczenie woli danej osoby, wskazujące na chęć dokonania danej czynności, między innymi zapisania się do newslettera. Jeśli więc chcesz tworzyć bazę marketingową zgodną z prawem, musisz zbudować odpowiedni model pobierania takich zgód. W praktyce dzieje się to najczęściej na dwa sposoby.

Najpopularniejsze rozwiązanie, to zbieranie zgód poprzez tzw. checkboxy – czyli specjalne okienka do zaznaczenia „x” przez użytkownika. W związku z tym, że zgoda musi być dobrowolna i świadoma, checkbox powinien być odgórnie odznaczony – tak, aby wyrażenie zgody odbyło się poprzez aktywne działanie użytkownika i zaznaczenie checkboxa. Oczywiście bardzo istotna jest treść zgody, jaką będziesz pobierał. Jeśli chcesz mieć pewność, że będzie ona spełniała najwyższe standardy, a jednocześnie da Ci możliwość kierowania na jej podstawie szerokiej komunikacji marketingowej – możesz zakupić w naszym sklepie treść takich zgód.

Drugim sposobem na pobieranie zgód może być przygotowanie specjalnego pola, w którym użytkownik wpisze swój adres e-mail i potwierdzi to przyciskiem „zapisuję się”. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną można udzielić także poprzez udostępnienie w tym celu swojego adresu e-mail. Oczywiście kluczowe jest, aby użytkownik miał świadomość, że wpisując adres e-mail w danym polu zapisuje się na newsletter.

Zgody na newsletter można pobierać przy okazji innych procesów w sklepie, np. podczas rejestracji czy składania zamówień. W takich przypadkach lepiej sprawdza się model zgody z checkboxem. Niezależnie jednak, możesz też stworzyć wyskakujący na stronie pop-up, który będzie zachęcał do zapisu na newsletter właśnie poprzez udostępnienie swojego adresu e-mail. Jeśli dobrze skonstruujesz treści na pop-upie, nie musisz dodatkowo w tym miejscu pobierać zgody w formie checkboxa.

Double opt-in – czy niezbędny?

Pewnie zastanawiasz się, czy w ramach zapisu na newsletter musisz wdrożyć tzw. model double opt-in, który zakłada dodatkową weryfikację zapisu poprzez wysłanie maila z linkiem potwierdzającym, który użytkownik musi kliknąć, aby dokończyć proces zapisu na newsletter.

Na moment publikacji tego artykułu nie ma obowiązujących przepisów, które wymagałyby zbierania zgód / zamawiania newslettera / zakładania konta z wykorzystaniem podwójnego modelu double opt-in.

Co do samego modelu double opt-in, to tak jak model single opt-in, jest on zgodny z RODO i innymi polskimi przepisami. Porównując te dwa modele, double opt-in faktycznie daje większą pewność w zakresie działań użytkownika, pozwala w dużym stopniu potwierdzić jego tożsamość i ruchy, ale wymaga dodatkowego działania po jego stronie, co zmniejsza konwersję.

W praktyce część sklepów i serwisów decyduje się z różnych powodów wprowadzić ten model w zakresie wysyłki newslettera. W dużej mierze zależy to jednak od ich dotychczasowych doświadczeń i potrzeb biznesowych do dodatkowej weryfikacji danych (np. przypuszczenie, że do newslettera zapisywane są maile bez wiedzy ich właścicieli itd.). Z prawnej perspektywy oba te modele spełniają wymogi obowiązujących przepisów

Obowiązek informacyjny

Adres e-mail w istotnej większości stanowić będzie również daną osobową. Dlatego nie możesz zapomnieć o spełnieniu obowiązku informacyjnego wobec swoich subskrybentów. Możesz poinformować użytkownika o swojej tożsamości, celach przetwarzania oraz o pozostałych kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych (w tym o przysługujących mu prawach) poprzez np. zamieszczenie krótkiej klauzuli informacyjnej w miejscu, w którym możliwe jest zapisanie się do newslettera. Warto, aby klauzula zawierała także odesłanie do polityki prywatności – w przypadku, gdy użytkownik będzie chciał się zapoznać ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi przetwarzania jego danych osobowych. Treści takich klauzul oraz polityki prywatności spełniającej niezbędne wymogi znajdziesz w naszym sklepie.

Co w treści newslettera?

Z perspektywy marketingowej masz zupełną swobodę w konstruowaniu treści marketingowych, musisz jednak wziąć pod uwagę, że pewne kwestie wynikają z obowiązujących przepisów. Po pierwsze, informacja handlowa powinna być czytelnie wyróżniona i oznaczona, tak by nie budziło wątpliwości, że jest to informacja handlowa. Nie możesz więc pod przykrywką wiadomości systemowej wysyłać informacji o swoich produktach czy aktualnych promocjach. Po drugie powinna każdorazowo zawierać dane Twojej firmy oraz jej adres e-mail, a także wyraźnie opisywać to, co chcesz oferować klientom (np. konkretne rabaty oraz ewentualne warunki ich uzyskania np. ograniczenia czasowe czy kwotowe).

Rezygnacja z newslettera

Każda osoba zapisująca się do newslettera powinna zostać poinformowana o możliwości wypisania się z niego w każdym momencie. Innymi słowy, wypisanie się z newslettera z założenia powinno być tak samo łatwe jak zapisanie się do niego. W celu wypisania się z bazy marketingowej możesz udostępnić użytkownikowi specjalny link, który będzie otrzymywał w wiadomościach z informacjami handlowymi – powinien być widoczny i łatwo dostępny. W praktyce najczęściej umieszcza się go w dolnej części wiadomości.